Astrid Rademakers Astrid Rademakers Re-integratie Trajectbegeleiding op maat

© Ar Re-integratie     2018           gemaakt door: Jolanda

Privacyreglement  AR re-integratie



Art. 1. Algemene bepalingen

1. Begripsbepalingen

1.1  Persoonsgegeven

Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

1.2 Medische of psychologische gegevens

Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of

geestelijke gesteldheid van geregistreerde, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het  gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.

1.3  Persoonsregistratie

Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de taken van AR re-integratie zijn verzameld.

1.4  Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie

Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

1.5  Houder van de persoonsregistratie

Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.

1.6  Geregistreerde Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.

1.7  Beheerder van de persoonsregistratie Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een gedeelte van de persoonsregistratie.

1.8  Gebruikersbeheerder Degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder van een persoonsregistratie belast is met het inhoudelijk beheer van een systeemdeel dat onderdeel is van de betreffende persoonsregistratie.

1.9  Gebruiker van de persoonsregistratie Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.

1.10  Registratiekamer

De Registratiekamer, ingesteld bij artikel 37 Wet Persoonsregistraties.

1.11  Klachtencommissie De door AR re-integratie ingestelde commissie die belast is met de behandeling van klachten op het gebied van de cliënten.




Art. 2. Privacy en informatieverstrekking

AR re-integratie houdt zich aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). AR re-integratie verstrekt nimmer informatie aan derden betreffende de inhoud van de behandeling of rapportage zonder dat u daar uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor hebt gegeven. Informatieverstrekking over de behandeling aan uw werkgever, arbo-dienst , verzekeraar of andere belanghebbende instantie, als (deel) betaler van het traject, betreft slechts procesinformatie, ofwel de voortgang van de begeleiding.

Uw privacy is bij AR re-integratie gewaarborgd.



1. Alle informatie over individuele cliënten wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen indien de cliënt daarvoor schriftelijk toestemming geeft, wordt informatie doorgegeven aan een opdrachtgever.

2.  AR re-integratie draagt zorg voor de geheimhoudingsverplichting onder derden die ingeschakeld zijn voor werkzaamheden bij opdracht van AR re-integratie.

3. Cliënt heeft recht op eigen dossier inzage.

4. Wet WBP en SUWI zijn hierbij van toepassing. Deze wetten houden in dat een privacyfunctionaris wordt aangesteld: een interne toezichthouder die kan worden aangemeld bij het CBP.

Taken zijn: het opstellen, beheren en bewaken van het privacyreglement. Als privacyfunctionaris is mw. Rademakers verantwoordelijk.



Verstrekking van gegevens

2.1  Tenzij zulks geschiedt ter uitvoering van een wettelijke bepaling of het een geval

betreft als genoemd in de leden 2, 3, of 4 is voor verstrekking van persoonsgegevens aan

derden de gerichte toestemming van de geregistreerde vereist. Indien verstrekking

buiten de doelstelling van de registratie valt, dient de toestemming schriftelijk

verleend te orden.

2.2  Binnen het bedrijf kunnen zonder toestemming van de geregistreerde

persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening

noodzakelijk, aan:

- degenen, die betrokken zijn bij het actuele bemiddelingstraject van de

   geregistreerde,

- aan personen wier taak het is de begeleiding/bemiddeling te controleren en te

   toetsen en die bevoegd zijn van de persoonsgegevens kennis te nemen.

2.3  Buiten de instelling van de houder van de persoonsregistratie kunnen zonder

toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover

voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan: degenen, die rechtstreeks betrokken zijn met de bemiddeling van de cliënt bij de uitkeringsinstantie of bij onze opdrachtgever waar de cliënt voor bemiddeld wordt.

2.4  Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie.

Art. 3. Doel van de persoonsregistratie

Informatie verzamelen en beheren om cliënten te coachen, te sturen en te begeleiden om hun arbeidsmarktconcurrentiepositie te verbeteren en uiteindelijk te komen tot het verwerven van een plaats op de arbeidsmarkt.



Art. 4. Van de volgende categorie personen worden gegevens verzameld:

Deelnemers re-integratietrajecten (cliënten).



Art. 5. Soorten van gegevens die worden verzameld:

In de registratie worden de volgende gegevens geregistreerd:

5.1  Persoons- en identificatiegegevens: naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht,

adres, woonplaats, telefoonnummer(s), emailadres identificatienummer, BSN nummer,

burgerlijke staat, nationaliteit, religie (facultatief), opleidingsgegevens (historisch),

geografische mobiliteit, competentieprofiel en gedragskenmerken.

5.2  Financiële en administratieve gegevens: uitkeringsinstantie of bedrijf/instelling,

behandelend consulent UWV, contactadres, soort uitkering, schuldsanering,

salarisindicatie, intakedatum of bezoekdatum, -tijd, en -duur, verslaglegging,

overdracht gegevens.

5.3 Medische gegevens (facultatief): mate van arbeidsongeschiktheid binnen de

WAO/WIA/WAJONG/ZW, onderzoek- en diagnosegegevens, therapie- en

behandelgegevens, complicaties, ontslaggegevens.

5.4 Opleidingsgegevens (facultatief): soort opleiding of training, incl. kosten en duur,

opleidingsinstituut, resultaten, voortgangscontrole en specifieke afspraken.


Art. 6. Wijze waarop informatie wordt verkregen:

AR re-integratie ontvangt een opdracht  van de uitkeringsverstrekkende instantie/opdrachtgever betreffende een cliënt waarvoor een Aanbodversterkende Bemiddelingsactiviteit  wordt aangevraagd. De opdrachtgever verstrekt gegevens over cliënten in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)  die worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze Wet en de Organisatiewet sociale verzekeringen 1997 (osv’07) is bepaald.

De personalia die door de opdrachtgever worden verstrekt, betreffen Naam, Adresgegevens, Burgerlijke Staat en BSN-nummer. De overige informatie wordt door  AR re-integratie verkregen door middel van een intakegesprek met de cliënt. Voor  deze intake wordt de cliënt verzocht (kopieën van) diploma’s mee te brengen en indien  beschikbaar een Curriculum Vitae. Aan de hand van deze intake wordt een trajectplan opgesteld waarin het plan van aanpak wordt weergegeven om de arbeidsmarktpositie van de cliënt te verbeteren.


Voor de samenwerking met het UWV betekent dit concreet dat:

de door UWV verstrekte gegevens over cliënten persoonsgegevens zijn in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet en de SUWI-wet is bepaald;

de door UWV verstrekte gegevens uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor ze zijn overgedragen.

AR re-integratie alle informatie over cliënten die het UWV overdraagt ten behoeve van de uitvoering van het afgesloten contract geheim houdt en dat het zorg draagt dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

AR re-integratie verantwoordelijk is voor deze geheimhoudingsplicht voor het personeel en voor het bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd.

AR re-integratie de cliënt schriftelijke toestemming vraagt voor het verwerken van persoonsgegevens en het eventueel verstrekken hiervan aan derden indien dit past binnen de afspraken die zijn gemaakt in het trajectplan.

AR re-integratie bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten 2 jaar na beëindiging van de dienstverlening aan de cliënt verwijdert. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht worden 7 jaar bewaard.

AR re-integratie de cliënt tijdens het intakegesprek ervan op de hoogte stelt dat het beschikt over een privacyreglement en dat de cliënt middels de website van AR re-integratie kennis kan nemen van de inhoud daarvan.

AR re-integratie zich houdt aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet Bescherming Persoonsgegevens blijft gelden.

AR re-integratie de dossiers bewaart in daarvoor bestemde afsluitbare dossierkasten.


Art. 7. Inzage en afschrift van de opgenomen gegevens

7.1 De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking

 hebbende geregistreerde gegevens.

7.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk doch

 uiterlijk binnen vier weken plaats vinden. Gegevens van anderen dan de

 geregistreerde in het dossier, kunnen worden afgeschermd.

7.3 Voor de verstrekking van een afschrift kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.


Art. 8. Verwijderen van opgenomen gegevens

Indien de deelname aan het re-integratietraject wordt beëindigd, worden de gegevens die de re-integratiecoach heeft verzameld twee jaar lang opgeslagen in het archief (om evt. vragen en problemen na het einde van het traject te kunnen beantwoorden) en daarna vernietigd. Gegevens van cliënten die op grond van de diverse wetgeving zoals de belastingwetgeving (bv. in de boekhouding voor de facturatie) bewaard moeten blijven, bewaart  AR re-integratie zeven jaar. Na het jaar van verwerking worden ook deze gegevens in het archief opgeslagen.


Art. 9. Rechtstreekse toegang tot de registratie

Toegang tot de registratie is alleen toegestaan voor eventuele medewerkers van AR re-integratie   voor zover dit voortvloeit uit de aan hem/haar opgedragen taken en werkzaamheden.

Op verzoek worden gegevens verstrekt door bovenvermelde functionarissen aan medewerkers van bedrijven waarmee AR re-integratie een samenwerkingsverband heeft gesloten voor de uitvoering van een re-integratie traject.  Medewerkers van deze (samenwerkende)  bedrijven hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Deze geheimhoudingsverklaring is gearchiveerd bij AR re-integratie. Toegang tot informatie is op deze manier mogelijk voor een gelimiteerd en select gezelschap.


Art. 10. Geheimhoudingsplicht in de arbeidsovereenkomst

Dit is momenteel niet van toepassing echter mochten in de toekomst medewerkers in dienst komen van AR re-integratie dan is onderstaande van toepassing.

Alle medewerkers in dienst bij AR re-integratie zijn tijdens de duur en na het einde van de dienstbetrekking gehouden tot strikte geheimhouding van alles wat hem omtrent de onderneming van de werkgever of dienst cliënten is bekend geworden en waaromtrent hem geheimhouding is opgelegd of waarvan hij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kan vermoeden.


Art. 11. Bewaartermijnen

11.1 Met inachtneming van de vigerende wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoe

lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.

De bewaartermijn is maximaal drie jaren, te rekenen vanaf de beëindiging van het

bemiddelingstraject door AR re-integratie .

11.2 Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens zo

mogelijk uit de registratie verwijderd en vernietigd. Vernietiging blijft evenwel

achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aannemelijk

belang is voor een ander dan de geregistreerde, of indien daarover tussen de

geregistreerde en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat. Indien de

betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen

redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.


Art. 12. Looptijd van de registratie

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie.


Art. 13. Wijziging van het reglement

Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt.



Art. 14. Klachten

14.1 Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie.

14.2 Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de

geregistreerde de volgende mogelijkheden: De geregistreerde kan zich tot de registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht weken na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen acht weken na afloop van die termijn. Een en ander laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt als voor het inschakelen van de Registratiekamer.





AR re-integratie staat geregistreerd bij:

College Bescherming Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

Meldingsnummer: m1502221

1 april 2012